Funktionen

Die Teamfunktionen von Exchange – für Ihr Outlook

IDO Plan ergänzt Outlook um eine eigene Datendatei „IDO Plan“. Darin finden Sie Kalender, Aufgaben und Adressbücher Ihrer Firma – abgeglichen mit dem Portal und den Handys Ihrer Mitarbeiter.

Kalender und Freigaben

Jeder Mitarbeiter bekommt seinen persönlichen Kalender. Wer ihn sehen darf, legt er selbst fest – wie bei Exchange:

  • Freigabe je Kollege: nur frei/gebucht, alle Details lesen oder bearbeiten
  • private Termine erscheinen für andere nur als „privat“
  • Standard für die ganze Firma, z. B. „alle sehen frei/gebucht“
  • Kalender wählen: jeder entscheidet, welche Kalender in Outlook und am Handy erscheinen

Räume, Fahrzeuge und Geräte buchen

Ressourcen haben eigene Kalender. Gebucht wird direkt aus dem Outlook-Termin über Raum / Fahrzeug – oder im Portal und am Handy.

  • keine Doppelbuchungen: der Server prüft jede Buchung, auch Serien
  • Pufferzeiten, z. B. 30 Minuten zum Reinigen oder Tanken
  • Belegungsplan als Wochenübersicht aller Räume und Fahrzeuge
  • Einladungen an Teilnehmer aus dem eigenen Postfach

Gemeinsame Kalender und Funktionspostfächer

Kalender für Urlaub, Messen oder Projekte – sichtbar für die ganze Firma, die Mitglieder eines Postfachs oder ausgewählte Personen.

  • Postfächer wie termine@ oder info@ bekommen einen eigenen Kalender
  • Zugriff je Postfach festlegen (Standard: niemand)
  • anlegen direkt aus Outlook – für Administratoren und berechtigte Mitarbeiter
  • bestehende Kalender übernehmen: .ics-Datei aus Outlook, Webmail oder Google importieren – Anleitung

Aufgaben

Eigene Aufgaben und gemeinsame Listen wie „Werkstatt“ oder „Büro“ – in Outlook unter Aufgaben, im Portal und in den Erinnerungen am iPhone.

  • Aufgaben an Kollegen zuweisen, mit E-Mail-Benachrichtigung
  • „Von mir vergeben“: den Stand zugewiesener Aufgaben im Blick
  • Fälligkeit, Priorität, Erinnerung und Notizen

Adressbücher

Unter Kontakte → IDO Plan stehen alle Adressbücher Ihrer Firma – und schlagen beim Schreiben von E-Mails Adressen vor.

  • Firmenadressbuch mit Kollegen und Postfächern, auch verbundener Firmen
  • „Meine Kontakte“ und gemeinsame Adressbücher wie „Kunden“ oder „Lieferanten“
  • Import aus CSV (Outlook, Open-Xchange) und vCard, Export als vCard

E-Mails: Fähnchen und Kategorien

Bei IMAP-Postfächern speichert Outlook Fähnchen-Aufgaben und Kategorien nur auf dem PC – nach einer Neuinstallation sind sie weg. Mit IDO Plan nicht:

  • Fähnchen an einer Mail = Aufgabe in „Meine Aufgaben“ mit Betreff, Fälligkeit und Absender
  • Fähnchen erledigt = Aufgabe erledigt – und umgekehrt, auch vom Handy oder Portal aus
  • Kategorien mit Farben und ihre Zuordnung zu jeder Mail werden auf dem Server gesichert
  • Kategorien auch im Portal verwalten; kategorisierte Mails farbig in der Mailliste – Anleitung
  • neuer PC: Add-in installieren, anmelden – Aufgaben und Kategorien kommen zurück

Abwesenheitsnotiz – auch ohne Exchange

Im Menüband auf Abwesenheitsnotiz klicken, Zeitraum, Betreff und Nachricht eintragen – fertig. IDO Plan kümmert sich auf dem Server darum, auch wenn Ihr PC aus ist.

  • Absender werden einmal informiert, Newsletter und automatische Mails nicht
  • neue Mails auf Wunsch an eine Vertretung aus dem Firmenadressbuch weiterleiten
  • alle Mails bleiben ungelesen im Posteingang – Sie sehen nach dem Urlaub, was angefallen ist
  • schaltet sich am Ende von selbst aus

iPhone, iPad, Mac und Android

Kalender, Aufgaben und Kontakte erscheinen in den Apps, die schon auf dem Gerät sind – ohne zusätzliche Kosten.

  • iPhone: Profil mit einem Klick, eigenes Gerätekennwort je Handy
  • Android: eigene App „IDO Plan“ – Termine im Kalender des Handys, Kontakte mit Anrufererkennung, Aufgaben, Buchen und Abwesenheit
  • Termine, Raumbuchungen und Aufgaben vom Handy aus anlegen
  • verlorenes Gerät im Portal sperren

Verwaltung und Sicherheit

Administratoren verwalten Benutzer, Räume, Fahrzeuge, Postfächer und Rechte im Portal.

  • Anmeldung im Add-in mit Postfach und App-Kennwort, bestätigt per Code
  • Rechte je Mitarbeiter, z. B. gemeinsame Kalender oder Listen anlegen
  • Protokoll aller wichtigen Änderungen
  • Server in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, keine Tracker

Voraussetzungen

Outlook

Klassisches Outlook für Windows: 2016, 2019, 2021, 2024 oder aus Microsoft 365 (Desktop). Das „neue Outlook“ unterstützt keine solchen Add-ins.

Postfach

Jedes Postfach mit IMAP und SMTP, z. B. bei IONOS, Strato, All-Inkl, Hetzner oder Ihrem eigenen Mailserver – mit App-Kennwort.

Handy

iPhone und iPad, Mac (Kalender, Kontakte, Erinnerungen) sowie Android mit der kostenlosen App „IDO Plan“.

Passt IDO Plan zu Ihrer Firma?

Fragen Sie uns – wir zeigen Ihnen IDO Plan und erstellen ein Angebot.

Angebot anfordern